贈答シーズンの小さな業務改善

AIでのし作りを効率化。
経営で大切なのは
「人を速くする」より「仕組みを変える」こと

一件なら数分。
でも、それが10件、20件、100件になる。

経営の効率化って、
こういう小さな仕事から始まるのかもしれません。

この記事の要点

「これ、もう少し早くできないかな？」

生のいちごの注文が入り始めると、一緒に増えてくるのが贈答用のご注文です。

苺の花ことばでは、のし対応だったり。

メッセージカードを付けたり。

贈る方の気持ちに合わせて、いろいろ対応しています。

そして、のしのご注文が入ると、注文内容を確認します。

表書きは何か。

お名前はどうするか。

漢字は間違っていないか。

一つずつ確認して、のしを作っていきます。

当然、大切な贈り物です。

間違えるわけにはいきません。

だから一件ずつ確認しながら作ります。

でも、ずっと思っていたんですよね。

ということで、AIに聞いてみた

今、いろいろなところでAIの話を聞きます。

文章を作ったり。

画像を作ったり。

情報を整理したり。

だったら、

「のしも作れるの？」

と思いました。

ということで、AIにお願いしてみる。

すると……。

こんな感じで出てきました。

おっ。

って感じです（笑）

もちろん、そのまま全部任せるわけではありません

だからといって、

「AIが作ったから、このまま印刷！」

とはしません。

表書きは合っているか。

お名前は間違っていないか。

漢字は正しいか。

全体のバランスは大丈夫か。

注文内容と一致しているか。

最後は、ちゃんと人の目で確認します。

今のところは、この使い方が一番いいと思っています。

大事なのは「全部任せる」ことじゃない

AIの話になると、

「人の仕事がなくなる。」

とか、

「全部AIがやるようになる。」

みたいな話になりがちです。

でも、私は今のところ、そんな使い方をしたいわけではありません。

今回の「のし」なら、今まで人がやっていた仕事の中から、

毎回一から配置を作る。

文字を入力する。

形を整える。

こういう部分を手伝ってもらう。

そして人間は、

注文内容を確認する。

間違いを見つける。

お客様の意図と合っているか判断する。

そんな感じです。

「作業を速くする」と「仕組みを変える」は違う

ここからは少し経営の話です。

仕事を効率化しようと思った時。

最初に考えやすいのは、

「もっと速くやろう。」

です。

例えば、今まで1件5分かかっていたのし作成を、頑張って4分で作る。

これも立派な効率化です。

でも、それだけでは限界があります。

人が速く動ける幅には限界があるからです。

そこで、もう一段上の改善があります。

今回なら、

「人が毎回ゼロから作る。」

という仕組みそのものを変えるわけです。

作業効率化と、仕組みの効率化

私は、効率化には大きく2つあると思っています。

一つ目は、作業そのものを速くすること。

例えば、

入力を速くする。

手を速く動かす。

印刷時間を短くする。

これは、

です。

もう一つは、

そもそも入力しなくていいようにする。

一から作らなくていいようにする。

同じ確認を何度もしなくていいようにする。

誰がやっても同じ結果になる流れを作る。

こちらは、

です。

経営で大きく効いてくるのは、私はこっちだと思っています。

速い人を作るより、誰でも速くできる仕組みを作る

例えば、のし作りがものすごく得意な人がいたとします。

その人なら3分。

他の人なら8分。

これだと、仕事がその人へ集中します。

その人が休んだら困ります。

忙しくなった時にも、その人しか対応できません。

でも、注文内容を入れれば下書きができる。

確認する場所も決まっている。

印刷までの流れも決まっている。

そうなれば、特定の人へ依存しにくくなります。

これが、会社としては大事なんだと思っています。

仕事を3つに分けて考えてみる

効率化を考える時、仕事を大きく3種類に分けると分かりやすいです。

大事なのは、②と③をできるだけ減らして、①へ時間を使えるようにすることです。

一件数分でも、積み重なると大きい

のし作り。

一件だけなら、そこまで大きな時間ではないかもしれません。

例えば、AIを使うことで一件あたり3分短縮できたとします。

これはあくまで仮の数字です。

一日20件なら、

一日1時間です。

それが30日続けば、30時間。

一つ一つは、たった3分。

でも繰り返す仕事だからこそ、大きくなります。

ここが大切だと思っています。

効率化すると「時間」が生まれる

では、その30時間が生まれたら何をするのか。

ここが一番大事です。

収穫を見る。

出荷を早くする。

お客様へ丁寧に返信する。

新商品を考える。

ホームページを改善する。

クルーと話す。

栽培データを見る。

あるいは、早く帰る。

休む。

家族と過ごす。

全部、時間がなければできません。

私は、ここが一番大事だと思っています。

経営者にとって「時間」は、かなり重要な経営資源

会社には、いろいろな経営資源があります。

人。

お金。

設備。

情報。

そして、時間。

お金なら、あとから稼ぐこともできます。

設備なら、買い替えることもできます。

でも時間だけは、使ったら戻りません。

一日は24時間です。

これは、どの会社でも同じです。

忙しいから働く時間を増やす。

だけでは、いつか限界が来ます。

その前に、やらなくていい仕事を減らす。

ここを考えないといけません。

効率化＝人を急かすこと、ではありません

私は、ここを間違えたくありません。

「効率を上げよう！」

と言って、

もっと速く動いて。

休まずやって。

もっと件数をこなして。

となったら、それは単に人へ負荷をかけているだけかもしれません。

私が考える効率化は、逆です。

探さなくていい。

何回も入力しなくていい。

毎回一から作らなくていい。

同じ確認を何度もしなくていい。

そういう仕組みに変える。

その結果として、仕事が速くなる。

こちらの方が、長く続けられる改善だと思っています。

いきなりAIを入れればいいわけでもない

そして、ここも大事です。

今はAIが話題なので、

「とりあえずAIを使えば効率化できる！」

と思いがちです。

でも、私は順番があると思っています。

今、どういう仕事をしているのか。

どこに時間がかかっているのか。

何が毎回同じなのか。

どこは人が判断しないといけないのか。

まず、それを整理する。

そして、

この順番が大事です。

無駄な仕事を、そのままAIで高速化しても、無駄な仕事は無駄なままです（笑）

まず「やめられないか？」を考える

なので、効率化を考える時。

私はこんな順番で考えるのがいいと思っています。

まず、

です。

やめられるなら、やめる。

次に、

まとめてできないか。

順番を変えられないか。

毎回考えなくていいように標準化できないか。

そこまでやったうえで、

「AIに任せられないか？」

「自動化できないか？」

を考える。

私は、この方が効率化の効果は大きいと思っています。

AIに向いている仕事は、どんな仕事？

全部の仕事をAIに任せればいいわけではありません。

今回の「のし作り」のように、

繰り返し回数が多い。

ある程度パターンが決まっている。

入力する情報が明確。

完成後に、人が正しいか確認できる。

こういう仕事は、AIとの相性が良さそうです。

反対に、

お客様の気持ちを考えて判断する。

栽培で植物の状態を見る。

トラブル時に責任を持って判断する。

こういう部分まで、何でも丸投げする必要はありません。

役割分担ですね。

効率化すると、ミスを減らせる可能性もある

効率化には、時間を短くする以外の効果もあります。

例えば、毎回一から名前を入力する。

毎回レイアウトを作る。

毎回同じ設定をする。

人が何度も操作すれば、その分だけ入力ミスの機会も増えます。

仕組み化して、触る回数そのものを減らせれば、ミスの入口を減らせる場合があります。

ただし。

AIが間違えることもあります。

だから最後の確認は必要です。

ここまでセットで仕組みにするのが大事だと思っています。

効率化は、会社が成長するほど重要になる

注文が少ない時。

のしが一日に1件なら、手作業でもそこまで困りません。

でも、注文が増える。

スタッフが増える。

商品が増える。

販売先が増える。

すると、昔のやり方のままでは、どこかで回らなくなります。

これは、のしだけではありません。

伝票。

在庫。

注文確認。

メール。

請求書。

商品登録。

いろいろな仕事で同じことが起きます。

だから会社が成長するほど、仕事の仕組みも一緒に成長させないといけません。

経営者がやるべきなのは「仕事を増やす」だけじゃない

経営者の仕事というと、

売上を増やす。

新商品を作る。

新しい取引先を作る。

そんな「増やす仕事」に目が行きます。

もちろん、それも大事です。

でも同時に、

やらなくていい仕事を減らす。

今ある仕事を簡単にする。

誰でもできるようにする。

ミスしにくくする。

こういう仕事も、かなり大切です。

私は、そう思っています。

効率化で大事なのは「余った時間を何に使うか」

例えばAIで、のし作りが早くなった。

「やった！30分空いた！」

で終わってしまえば、効率化の効果はそこまでです。

その30分を、

何に使うのか。

ここまで考える。

例えば、

お客様への返信を丁寧にする。

発送を早める。

いちごの状態を見る。

クルーと改善の話をする。

商品ページを直す。

次の企画を考える。

あるいは、仕事を早く終える。

ここまでできて、経営としての効率化になるんだと思います。

今年の贈答シーズン、少し進化できそうです

まだ、完璧ではありません。

AIが作ったものを、そのまま使えるわけでもありません。

人の確認も必要です。

もっと改善できる部分もあると思います。

でも、今まで一から作っていたものを、AIに下準備してもらう。

それだけでも、かなり時間を短縮できそうです。

今年の贈答シーズンは、のし作りも少し進化できそうです（笑）

そして、ここから、

「他にも同じように短縮できる仕事ないかな？」

と探してみようと思います。

PS：

こういう効率化を考えていると、

一番怖いのは、

「昔からこうやってるから。」

で、そのまま続けてしまうことなのかもしれません。

去年やっていた。

だから今年もやる。

昔から手作業。

だから今も手作業。

でも、その仕事。

今なら違う方法があるかもしれません。

って、たまに疑ってみる。

AIだから使う。

新しいから使う。

ではなく、

今より楽に。

今より速く。

今より間違いにくく。

できるなら使ってみる。

そんな感じで、今年も仕事の仕組みを少しずつ改善していこうと思います♪